En el mundo empresarial, el tiempo es dinero, por eso los líderes están muy centrados en la productividad. Desafortunadamente, muchas personas confunden estar constantemente ocupadas con ser productivas cuando son dos cosas muy diferentes.
Estar «ocupado» puede significar responder a un centenar de correos electrónicos sin hacer ningún trabajo real. Puede significar conversar con una docena de prospectos sin cerrar un solo trato. Por otro lado, ser productivo se trata de completar de manera eficiente tareas significativas. Y la mejor manera de alentar a sus empleados a ser más productivos es eliminar las notorias pérdidas de tiempo.
Con tanta gente trabajando ahora desde casa, no puede vigilar los hábitos de sus empleados en las redes sociales ni desalentar el desplazamiento sin sentido. Lo que puede hacer es liberar su jornada laboral para realizar tareas significativas ayudándoles a evitar el trabajo pesado.
A continuación, presentamos algunas formas innovadoras de ahorrar tiempo a sus empleados:
Buscar una respuesta a una pregunta específica puede suponer una gran pérdida de tiempo para los empleados. Por lo general, los trabajadores deben leer los manuales de los empleados, el sitio web de la empresa y los correos electrónicos antiguos para encontrar la información. Si aún no pueden encontrar una respuesta, es posible que tengan que pedir a varios empleados que conozcan la política oficial de la empresa.
La creación de una wiki corporativa pone toda esta información en un solo lugar. Una wiki corporativa es una base de datos central de información que los empleados pueden utilizar para compartir conocimientos. Pueden actualizar la información a medida que cambian las políticas, y luego esa información está disponible para todos. Elimina la confusión en torno a los documentos obsoletos y conserva el conocimiento de todo su personal.
El correo electrónico es una de las mayores pérdidas de tiempo en el lugar de trabajo, pero no tiene por qué serlo. La mayoría de los problemas relacionados con la productividad surgen de expectativas poco realistas o no coincidentes sobre lo que constituye una buena etiqueta de correo electrónico. Muchas personas sienten que es apropiado enviar un CC a sus compañeros de departamento en cada correo electrónico grupal. Otros piensan que sus compañeros de trabajo esperan respuestas en cuestión de minutos u horas, cuando una respuesta al siguiente día hábil sería suficiente.
Cuando los trabajadores sienten que deben revisar su correo electrónico constantemente, se crean docenas de interrupciones cada día. Los trabajadores deben dedicar tiempo a responder a cada correo electrónico individualmente, lo que desvía su atención de las tareas más importantes.
Otra gran pérdida de tiempo es cuando los equipos utilizan cadenas de correo electrónico grupales para colaborar. Todos han tenido la experiencia de ser agregados a un correo electrónico grupal improductivo. Se pierde mucho tiempo yendo y viniendo, recopilando información y llegando a un consenso.
La mejor manera de ahorrar tiempo a sus trabajadores en su bandeja de entrada es cambiando la cultura de correo electrónico de su lugar de trabajo . Anime a los empleados a hablar sobre proyectos complejos en persona o por teléfono en lugar de depender del correo electrónico. Desaliente la práctica de enviar CC a las personas que no necesitan ser incluidas y establezca expectativas claras para los tiempos de respuesta de los correos electrónicos. Los asuntos urgentes que deben tratarse de inmediato no deben comunicarse por correo electrónico. Cuando no se espera que sus empleados respondan instantáneamente, pasarán menos tiempo revisando su bandeja de entrada y más tiempo trabajando.
Si el trabajo remoto nos enseñó algo, es que dar a los empleados mayor autonomía y flexibilidad aumenta la productividad . Cuando los empleados tienen la libertad de trabajar desde casa, se aprovecha mejor el tiempo que normalmente dedicarían a los desplazamientos. Y cuando los empleados tienen cierta flexibilidad, pueden programar su trabajo para los momentos en que son más productivos.
Cuando sus empleados regresen a la oficina, vea si puede cambiar a un horario más flexible. Algunos empleados son más productivos por la mañana, por lo que es posible que deseen cambiar su jornada laboral antes. Otros podrían hacer más si se les permite ir al gimnasio a la mitad del día. Es mejor juzgar a los empleados en función de su producción en lugar de las horas que pasan en su escritorio.
Puede pensar que su reunión semanal de personal es importante, pero ¿ha considerado el costo? Supongamos que tiene 50 empleados que trabajan 50 semanas al año cada uno. Una reunión de personal de una hora cada semana le está costando a su empresa 2500 horas al año.
Para reducir las horas de productividad perdida, sea prudente con el número de reuniones y con quién debe asistir. Considere eliminar las reuniones de rutina o celebrarlas mensualmente o cada dos semanas. Cualquier reunión que involucre a todo un equipo o departamento debe tener una agenda clara.
Si no se atreve a cortar la reunión semanal, establezca un límite de tiempo estricto en 30 minutos. Mucho más tiempo que eso, y la atención de su equipo comenzará a dirigirse a esas pilas de trabajo en sus escritorios. (Esto es especialmente cierto si está llevando a cabo estas reuniones a través de Zoom). Si el propósito de la reunión es solo mantener motivado a su equipo, considere una reunión de 10 minutos de pie.
Estos cambios pueden parecer pequeños, pero pueden ser transformadores. Capacitar a sus empleados para que encuentren sus propias respuestas hace que la empresa sea más eficiente en todos los niveles. Comunicarse con un propósito, evitar pérdidas de tiempo y permitir que los empleados optimicen sus horarios permite que todos hagan más cosas. Cuando sus empleados tengan la libertad de dedicar su día a contribuir al más alto nivel, tendrá un equipo apasionado y productivo.